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Statistiche dimostrano che
- l'90% dei documenti non viene mai più riutilizzato;
- il 60% dei documenti viene copiato fino a 6 volte;
- circa il 10% viene perduto.
Ogni anno in Italia vengono stampate circa 120 miliardi di pagine, di cui 20 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 300 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 10 alle 12 volte generando un costo di 20 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 22 viene perduto. Il 4% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 130 euro. L’adozione di sistemi di gestione documentale e work-flow garantisce i seguenti vantaggi :
- Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD)
- Abbattimento di costi di gestione
- Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
- Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
- Efficienza e Produttività nel lavoro
- Decentramento e delocalizzazione del lavoro (consultazione e aggiornamento degli archivi da remoto)
- Rispetto dell'ambiente (l'utilizzo del formato elettronico, diminuisce l'abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso)
Puntoblu propone soluzioni intranet/extranet e di gestione documentale e/o workflow integrata con il proprio gestionale e non, assistendo le aziende interessate a risolvere i seguenti processi:
generazione del repositiry centralizzato, archiviazione, protocollazione e gestione dei documenti, dematerializzazione ed indicizzazione archivi cartacei, scansione massiva, conservazione sostitutiva, workflow, utilizzo via Web, collegamento ad Host IBM, software di comunicazione ed invio FAX centralizzato e molto altro.
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